كل عضو كامل العضوية في ASSITEJ ( ASSITEJ أو شبكة مهنية) ترشح مرشحًا واحدًا لهذه الجائزة في أي فترة مدتها ثلاث سنوات.

بمجرد أن تصبح عضواً في ASSITEJ بالجائزة، لا يجوز لذلك المركز الترشح مرة أخرى إلا بعد مرور ست سنوات (أو بعد انعقاد المؤتمرASSITEJ الثاني ASSITEJ ومهرجان الفنون المسرحية للأطفال والشباب) من حصوله على الجائزة.

يجب على المرشحين تقديم ما يلي:

• "بيان ترشيح" (صفحتان) يوضح الأسباب التي تدعو إلى منح هذه الجائزة لهذا الشخص أو هذه الشركة أو هذا المسرح؛
• قائمة بالوسائط المختارة التي تدعم الترشيحات (على سبيل المثال، مقاطع فيديو، صور، مراجعات، مقالات، إلخ)، بحد أقصى ستة؛
• استمارة الترشيح (ستتوفر الاستمارة في الوقت المناسب).

يجب إرسال هذه المواد إلى الأمين العام.

سيتم الإعلان عن الموعد النهائي لتقديم الترشيحات لهذه الفترة (2021-2024) في وقت لاحق.

بشكل عام، تتم عملية الترشيح على النحو التالي:

• خلال السنة الثانية بعد انعقاد المؤتمرASSITEJ ومهرجان الفنون المسرحية للأطفال والشباب، يرسل الأمين العام إعلان الجائزةللمؤتمرASSITEJ ومهرجان الفنون المسرحية للأطفال والشبابالقادمإلىجميع المراكز ASSITEJ  عبر البريد الإلكتروني. وسترفق به قائمة بتاريخ الجائزة وقواعدها ولوائحها، إلى جانب نموذج الترشيح. وستتاح هذه المعلومات والموارد ذات الصلة للتنزيل من الموقع الإلكتروني ASSITEJ .
• في هذا الوقت، يختار الرئيس، بموافقة اللجنة التنفيذية، لجنة تحكيم مكونة من خمسة أشخاص.يتم اختيار ثلاثة أعضاء من اللجنة التنفيذية الحالية، ويتم تعيين اثنين من بين أعضاء ASSITEJ التي ليست أعضاء في اللجنة التنفيذية.
• يجب أن يتسلم الأمين العام جميع استمارات الترشيح المكتملة بحلول الموعد النهائي المحدد في الاستمارة، والذي يكون عادة قبل ستة أشهر من موعد انعقاد المؤتمرASSITEJ القادم ASSITEJ ومهرجان الفنون المسرحية للأطفال والشباب.
• في هذا الوقت، تجتمع لجنة التحكيم للتداول واختيار الفائز (الفائزين). يعقد الاجتماع بالتزامن مع اجتماعات اللجنة التنفيذية العادية قبل انعقاد المؤتمرASSITEJ القادم ASSITEJ ومهرجان الفنون المسرحية للأطفال والشباب. لا تدخل تغيير قواعد الجائزة في اختصاص لجنة التحكيم. إذا رغبت لجنة التحكيم في إجراء تغييرات، فلا يمكن إجراؤها إلا بموافقة اللجنة التنفيذية والجهة المانحة. بمجرد اختيار الفائز بالجائزة، يجب على رئيس لجنة التحكيم إرسال تقرير اختياره إلىالأمين العام والرئيس لمناقشته والموافقة عليه أو مراجعته من قبل اللجنة التنفيذية.
• ثم يقوم الأمين العام بإخطار المانحين للحصول على موافقتهم على قواعد الجائزة. وبعد الحصول على الموافقة، يقوم الأمين العام بإخطار الفائز بالجائزة.
• يتم تقديم الجائزة والشهادات إلى الفائز (الفائزين) والمرشحين، على التوالي، في حفل مناسب خلالالمؤتمرASSITEJ القادمASSITEJ ومهرجان الفنون المسرحية للأطفال والشباب.

تبلغ قيمة الجائزة 5,000 دولار أمريكي. إذا كان هناك أكثر من فائز واحد، فسيتم تقسيم مبلغ 5,000 دولار أمريكي بينهم. كما تتضمن الجائزة شهادة وكأسًا منقوشًاكأس منقوش مع زجاجة شمبانيا للاحتفال المناسب.

سيتم تكريم الفائزين بالجوائز في حفل توزيع الجوائز خلال المؤتمرASSITEJ ومهرجان الفنون المسرحية للأطفال والشباب. وسيتم تكريمهم بشكل خاص على الموقع الإلكتروني ASSITEJ .

يحصل كل مرشح للجائزة أيضًا على شهادة مطبوعة بالصيغة التالية:

تم ترشيح [الاسم] من قبل المركز الوطني لـ ASSITEJ بلدهم] لجائزة التميز الفني لعام [السنة] من ASSITEJ لتميزه في مجال المسرح والفنون الأدائية للأطفال والشباب (TYA)، ويستحق التهنئة والثناء على هذا الترشيح.

مسؤوليات المانح

• توفير المال اللازم للجائزة النقدية التي ستمنح للفائز؛
• توفير الكأس المنقوش وزجاجة الشمبانيا للفائز بالجائزة؛
• توفير شهادات الترشيح المناسبة لجميع المرشحين؛
• حضور حفل توزيع الجوائز لتقديم الجائزة أو تعيين شخص مناسب لتقديمها نيابة عنهم.

مسؤولية ASSITEJ تجاه المانحين

• إرسال نسخة من إعلان الجائزة واستمارة الترشيح إلى المانح عند إصدارهما؛
• إرسال نسخة من تقرير اختيار لجنة التحكيم إلى المانح بعد مداولات اللجنة؛
• طلب موافقة المانح على التوصية فقط من حيث استيفاء معايير الجائزة، وليس من حيث الموافقة على الفائز بالجائزة من عدمه؛
• إخطار المانحين بموعد ومكان حفل توزيع الجوائز وطلب حضورهم.

يمكن إرسال الأسئلة إلى الأمين العام.